Celem ustawy jest przede wszystkim formalne usankcjonowanie (istniejącego już tak czy inaczej) dominującego udziału elektronicznego obiegu dokumentów w administracji i obrocie gospodarczym. Miało to zagwarantować usprawnienie kontaktów między podmiotami publicznymi oraz podmiotami niepublicznymi, zwłaszcza poprzez umożliwienie korzystania z własnego adresu e-mail do doręczeń elektronicznych.
Oznacza to m.in., że wszyscy przedsiębiorcy z zarejestrowaną działalnością gospodarczą musieli obowiązkowo przekazać adres e-mail do specjalnej bazy adresów elektronicznych, prowadzonej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Ponadto stworzono także jednolitą identyfikację wizualną organów administracji rządowej do celów doręczeń oraz doprecyzowano sposób komunikacji z organami podatkowymi. Wprowadzenie doręczeń elektronicznych będzie mogło być stosowane do większości procedur administracyjnych, sądowo-administracyjnych oraz w postępowaniach cywilno-prawnych.
I chociaż wirtualne życie, do którego zmusiła nas obecna sytuacja sprawiło, że niektórzy na samo hasło ‘’on-line’’ reagują alergicznie, to jednak wprowadzenie w Polsce systemu doręczeń elektronicznych w postępowaniach sądowych należy zdecydowanie ocenić jako rozwiązanie korzystne. Przy optymistycznym założeniu oczywiście, że wszystkim organom sądowym zostaną zapewnione odpowiednie środki do korzystania z tego systemu, pozwoli on na znaczne ułatwienie komunikacji obywateli, w tym też profesjonalnych pełnomocników z sądem. Niewątpliwie elektroniczna forma doręczeń, jeżeli jest skutecznie i efektywnie wprowadzona, powinna przyczynić się do przyśpieszenia czasu trwania postępowań sądowych. Uniknie się przez to częstych jednak problemów z tradycyjnym doręczeniem oraz ułatwi pracę zarówno organowi wymiaru sprawiedliwości, jak i kancelarii, znacznie ograniczając liczbę przychodzących papierowych listów, co jest również istotne obecnie w świetle niewiadomej przyszłości organizacji pracy sądów związanej z trwającą pandemią koronawirusa. Warto też docenić korzystny efekt, jaki przyniesie środowisku redukcja zużycia papieru.
Naturalnie należy dołożyć wszelkich starań, aby system doręczeń elektronicznych zachował odpowiedni poziom standardu ochrony danych osobowych zgodnych z przepisami RODO oraz prywatności, a także uwzględnił ochronę praw i interesów stron postępowania, zwłaszcza zachowania prawa do obrony w sprawach karnych.
Etapowy system wdrażania nowych zasad sprzyja dokładnemu przygotowaniu gruntu na zmiany, choć jego przewidywana długość trwania faktycznie budzi pewne refleksje. Usługi doręczenia elektronicznego będą wdrażane etapowo. Do 25 grudnia 2025 roku świadczeniem usług będzie zajmowała się Poczta Polska. Po tej dacie zostanie zorganizowany konkurs na kolejnego operatora wyznaczonego.
Wprowadzone w ustawie rozwiązanie opiera się na przepisach rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej z 23 lipca 2014 roku. Podobny system funkcjonuje już w wielu państwach unijnych, zainstalowany i sprawdzony na długo przed koronawirusem.
I chociaż mamy w Polsce tendencję, aby wszystkie nowinki z Zachodniej Europy automatycznie uważać za dobre i w tej sytuacji faktycznie trudno się plusów nie dopatrzeć, to warto zwrócić jednak na kilka kwestii baczniejszą uwagę.
Największe obawy specjalistów budzi wspomniana już, rzucająca się w oczy długość trwania całego procesu. Nie można zaprzeczyć, że taka operacja jest bardzo skomplikowana i wymaga wielu misternych przygotowań, czasu i nakładów finansowych. Pomimo tego nie brakuje głosów, że ujednolicony system doręczeń powinien być wprowadzony jak najszybciej (oczywiście – cały czas przy braniu pod uwagę realnych możliwości zapewnienia wszystkim organom odpowiednich środków!) Wydaje się więc, że obecnie wpisany do ustawy okres przejściowy na ostateczne wdrożenie przepisów do października 2029 roku jest terminem zbyt odległym.
Przede wszystkim, przy tak dynamicznie zmieniającej się technologii i sytuacji na świecie trudno przewidzieć, jakie realia będą nam towarzyszyć za 8 lat i czy problemy, z którymi się dzisiaj borykamy, będą jeszcze wciąż aktualne. I chociaż wszystko wskazuje na to, że nieustannie udoskonalana technologia nie przestanie – czy tego chcemy, czy też nie – towarzyszyć nam w prywatnym i zawodowym życiu, to obserwowane zjawisko ‘’przeciążenia’’ technologią może w pewnym momencie doprowadzić do tego, że przesycone nią społeczeństwo zacznie się skłaniać do powrotu ku tradycyjnym formom komunikacji. Już dzisiaj prawdopodobnie ucieszy nas bardziej ręcznie napisany list niż wiadomość e-mail. Czy zatem ten skrywany w ludzkiej duszy sentyment do słowa pisanego zwycięży również na polu korespondencji oficjalnej? Czas pokaże.
